Qual è il grado di maturità della tua gestione commesse?
Una azienda che cresce ha – in un certo senso – "trovato il sistema" di soddisfare i propri clienti. Potrebbe quindi pensare di conservare, ripetere e allargare quello che sta facendo, secondo la logica "squadra vincente non si cambia" (dove "squadra" = "metodo di gestione").
Purtroppo questo approccio non funziona molto bene: le modalità di gestione che ci hanno portato ad un certo livello, tendenzialmente ci trattengono a quel livello, o peggio ancora "non funzionano" e producono mezzi disastri quando si cerca di utilizzarle su scala più ampia.
Per poter continuare a crescere le aziende devono anche evolvere, e non è un percorso facile: ad ogni passo di evoluzione bisogna cambiare approccio e modo di pensare… e, per la mia esperienza, non si possono "bruciare le tappe": un'azienda è un organismo vivente e, per evolvere, deve seguire un percorso graduale.
Nel tentativo di aiutare i miei clienti a orientarsi in questo affascinante ma impegnativo percorso, ho sviluppato un Modello di Maturità a 5 livelli. Non è una pagella, ma uno strumento per capire a che punto è l'azienda e quale dovrebbe essere il prossimo passo logico per diventare più efficienti e lavorare con maggiore serenità.
Ecco i 5 stadi. In quale ti riconosci?
Livello 1 - Gestione Eroica: il caos governato dalle persone
Sei in modalità "pompiere": spegni incendi tutto il giorno. L'azienda funziona e consegna, ma solo grazie agli "eroi" interni che tengono tutto sotto controllo... nella loro testa. Le informazioni sono sparse tra email, fogli Excel e post-it. Ogni commessa è una sfida, ogni ritardo una sorpresa.
Il team lavora duramente ma senza una visione d'insieme chiara. Se Mario è in ferie? Panico.
È lo stadio iniziale, tipico delle piccole realtà o delle aziende in crescita esplosiva.
Come funziona: La commessa viene portata a termine grazie allo sforzo eroico e alla memoria storica di poche figure chiave. Si risolvono i problemi correndo, telefonando e facendo "miracoli" all'ultimo minuto.
Il Sintomo: Se devi sapere a che punto è un ordine, la risposta standard è: "Devo chiedere a Mario".
Il Rischio: L'azienda è fragile. Se "Mario" si ammala o va in ferie, il sistema si blocca. Non è scalabile.
Segnali tipici:
Cerchi costantemente informazioni su dove sono le commesse
I ritardi li scopri poco prima della scadenza
Le priorità cambiano ogni giorno in base all'urgenza del momento
L'assenza di certe persone crea seri problemi operativi
Le decisioni si basano su sensazioni, non su dati
Livello 2 - Gestione Procedurale: ordine semi-burocratico
Per uscire dal caos, l'azienda inizia a definire delle regole. Nascono file Excel condivisi, moduli cartacei da compilare, checklist da rispettare.
Come funziona: C'è più ordine rispetto al livello Eroico, ma a costo di una certa pesantezza operativa. I dati sono frammentati: l'Amministrazione ha il suo file, la Produzione un altro, e gli allineamenti si fanno a mano (e spesso "a voce").
Il Sintomo: I collaboratori passano molto tempo a compilare documenti o ricopiare dati da un sistema all'altro. C’è la sensazione diffusa che le cose siano "inutilmente complicate".
Il Rischio: Ci si rassegna ad un alto costo organizzativo, ma non si riesce a raggiungere una vera trasparenza.
Segnali tipici:
Viene compilata documentazione che nessuno legge davvero
I dati vengono raccolti, ma non sono fruibili: le decisioni continuano a basarsi su sensazioni
Le persone cercano (e trovano) scorciatoie per aggirare le procedure ufficiali
Continuano ad esserci frequenti cambi di priorità
La pianificazione è più un'intenzione che una realtà
Livello 3 - Gestione Consapevole: la fine della navigazione a vista
Avete iniziato a mettere ordine: processi definiti, strumenti di tracciamento, qualche KPI da monitorare.
Finalmente hai visibilità. Sai dove sono le commesse, quali sono i colli di bottiglia, e puoi prendere decisioni informate.
È il primo vero salto di qualità manageriale.
Come funziona: I dati non sono solo "archiviati", sono accessibili e vivi. Tu e i tuoi manager avete cruscotti aggiornati. Sai esattamente dove perdi margine e dove sono i colli di bottiglia.
Il Sintomo: Alla domanda sullo stato della commessa, la risposta arriva in 30 secondi guardando un monitor, senza disturbare nessuno.
Il Valore: Smetti di supporre e inizi a decidere basandoti sui fatti. Acquisisci tranquillità.
Segnali tipici:
Hai visibilità sullo stato delle commesse (anche se non sempre in tempo reale)
Misuri le performance con alcuni indicatori chiave
Identifichi i problemi prima che diventino critici
I processi sono snelli e funzionali
Puoi pianificare con dati concreti, non con speranze
Non sei più completamente al buio, ma sai che c'è ancora margine di miglioramento.
Livello 4 - Gestione Unificata: fluidità operativa
Avete connesso e integrato i diversi sistemi. Tutto scorre. I reparti comunicano senza attriti, le informazioni arrivano dove servono, quando servono. I reparti non sono più isole separate.
Dall'offerta alla consegna, è come un fiume che scorre.
Qui la tecnologia inizia a lavorare per l'uomo, non il contrario.
Come funziona: I sistemi dialogano tra loro. Il dato inserito nel preventivo fluisce automaticamente nell'ordine, nella distinta base e nella pianificazione. Il data entry manuale ripetitivo non esiste più.
Il Sintomo: Velocità di esecuzione drasticamente aumentata e azzeramento degli errori di distrazione o trascrizione.
Il Valore: Si libera il tempo delle persone, che possono dedicarsi ad attività a valore aggiunto invece che al "copia-incolla".
Segnali tipici:
Produzione, acquisti, logistica e commerciale sono sincronizzati
Zero ridondanza: ogni dato viene inserito una sola volta
Il passaggio di informazioni è automatico e trasparente
Rispondi ai cambiamenti in tempo reale, senza caos
Livello 5 - Miglioramento Continuo: eccellenza adattiva
L'azienda ha raggiunto l'eccellenza, ma se vuole mantenerla per un lungo periodo di tempo deve continuare a evolvere. Si analizzano costantemente i dati, si sperimentano nuove soluzioni, il team è coinvolto nel miglioramento. La gestione commesse si adatta proattivamente ai cambiamenti del mercato e alle nuove sfide.
Il miglioramento stesso si basa su prassi consolidate e abitudini strutturate: le energie mentali del team sono concentrate sul lavoro vero, sulla creatività, sull'innovazione.
Come funziona: Il sistema di gestione non è rigido: evolve costantemente e si adatta ai cambiamenti esterni. Anche il software evolve continuamente, in quanto parte integrante del sistema.
Il Sintomo: Quando emerge un inefficienza, il processo (e il software che lo supporta) viene modificato rapidamente per eliminarla.
Il Valore: L'azienda diventa una macchina di apprendimento continuo. Il vantaggio competitivo è sostenibile nel lungo periodo.
Segnali tipici:
Visibilità completa e in tempo reale su tutte le commesse
Identifichi e risolvi i problemi prima che diventino critici
Hai tempo ed energie per pensare al miglioramento e all'innovazione
Sperimentazione costante di nuove pratiche
Le energie mentali sono concentrate sull'innovazione, non sulla sopravvivenza
Conclusioni: Come scalare la piramide
Molte aziende con cui entro in contatto sono bloccate tra il Livello 1 (troppo rischioso) e il Livello 2 (lento e laborioso), spesso oscillando tra l'uno e l'altro sulla base del grado di pressione esterna.
Dalle nostre ricerche interne emerge che spesso il tentativo che viene fatto è quello di acquistare un software gestionale standard, nella speranza che la "rigidità" del software costringa l'azienda a diventare più "organizzata".
L'approccio di Kiwinova è diverso.
Con Kiwinova si parte dall'analisi del processo attuale e si progettano strumenti software adatti al livello corrente di maturità… ma pensati per supportare (e un po' "provocare") il passo successivo di evoluzione.
E quando un gradino è superato si ridisegna il software per puntare al livello superiore… e così via.
L'obiettivo non è "digitalizzare i processi", ma liberare il potenziale della tua azienda.
